Октябрь 2010, Москва. Внедрение системы электронного документооборота в компании «Новый Альбион».
Компания «Октис» объявляет о завершении проекта по внедрению системы документооборота в компании «Новый Альбион». Целью проекта являлась автоматизация и централизация процессов документооборота во всех филиалах компании.
В качестве программной платформы был выбран функционально развитый программный продукт Alfresco, предназначенный для предприятий всех отраслей и обеспечивающий управление документами в электронном виде на всех этапах жизненного цикла – от коллективной разработки до исполнения документа и его архивирования.
В рамках реализованного проекта была осуществлена настройка следующей функциональности:
Управление договорами
- Ускорение и формализация договорной работы за счёт автоматизации всех стадий (подготовка, согласование, исполнение, хранение);
- Контроль выполнения договорных обязательств и сокращение рисков;
- Быстрый поиск и надёжное хранение в соответствии с правами доступа.
Делопроизводство
- Контроль и систематизация при работе внутренней/входящей/исходящей корреспонденцией;
- Многостадийное рассмотрение и назначение исполнителей;
- Минимизация времени на обработку документа и его поиск.
Согласование счетов на оплату
- Прозрачное визирование и согласование счетов. Уведомление ответственных об оплате;
- Контроль лимитов и формирование архива счетов;
- Ускорение прохождение счёта и минимизация рисков неисполнения
Электронный архив
- Формирование единой базы электронных документов любых форматов в соответствии с классификацией, и правилами, принятыми в организации;
- Обеспечение сотрудникам быстрого ввода бумажных и электронных документов, а также оперативного поиска, с учётом прав доступа;
- Увеличение уровня безопасности, надёжности и доступности, при хранении информационных ресурсов предприятия в электронном виде.
Функциональность внедренного программного решения основана на модульной структуре и поддерживается интуитивно понятным интерфейсом, который содержит большое число гибких в настройке параметров. Помимо этого на базе данного решения возможно расширять спектр решаемых задач, посредством конфигурирования элементов системы.
В результате реализованного нашей компанией проекта для Заказчика было реализовано решение, позволяющее автоматизировать работу с документами для широкого круга задач. Внедрение системы позволило в разы сократить время на поиск и исполнение документов во всех филиалах, а прозрачность исполнения поручений обеспечило возможность получения аналитических отчетов и своевременного исполнения принимаемых управленческих решений.